先日、地域の活動で「申し込み用紙を郵送し忘れる」というポカをやらかしまして、それのフォローの時の話なのですが、なかなか興味深かったのでシェア。
今どき団体さん
私「申し込み用紙届いてますか？」
先方「届いてないですよ」
私「ごめんなさい、Webサイトからダウンロードしてメールで送ってもらうこと出来ます？」
先方「はい、大丈夫です。メールで送りますね。」
私「ありがとうございます。よろしくお願いいします。」
昭和な団体さん
私「申し込み用紙届いてますか？」
先方「届いてないですよ」
私「ごめんなさい、早急に送りますね」
次の日、郵送だと遅くなるので直接持っていく。
名簿の住所に行ったら表札が無い、みんな仕事に出ているので確認も出来ない。
夕方出なおして家の人に預ける。
電話にて「お手数おかけしますが、書き終わったらFAXで送って下さい。」
比較
今どきの団体さんの場合は、相手に負担をかけますがミスがあった場合のリカバリーは早いです。
完成度を求めるよりも、なるべく早く情報を回し、臨機応変に対応する方が効率が良くなります。
昭和な団体さんの場合は、ミスがあった場合のリカバリーに時間と労力がかかります。
なるべくミスを少なくして、時間がかかっても丁寧に対応した方が良いです。
もう一つの昭和な団体さん：
私「申し込み用紙、遅くなってすみません」
先方「大丈夫、内容も去年と同じでいいぞ」
私「では、昨年の資料をコピーして進めちゃっていいですか？」
先方「おう、かまないぞ、変更があったら当日俺がマイクで説明するから。ちょっとぐらい変わってもいいんだろ？」
私「はい、大丈夫です。ではコピーで進めさせていただきます。」
先方「よろしくな」
結論【結局は人】
そもそも人とやり方が良ければ、タイムロスはほぼゼロという話ｗ
最初から電話で相談すればよかったよ。orz
大事なのは、
- 参加者が責任をもって主体的に動く。（俺が説明すると言ってくれる）
- 手段ではなく目的で動く。（申込書は手段、目的は内容が分かる事）
こういう団体さんと一緒にイベントを開けるのは嬉しい。
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